DATEV-Lohnkonverter: Excel-Listen strukturiert übernehmen
Feste Tabellenstruktur, klare Mandantenanweisung. In einem Projekt wurden aus 2–3 Tagen Übertragung rund 10 Minuten, bei einmalig rund 10 Stunden Einrichtung.
Lohnbuchhaltung digitalisieren: Im Lohn stecken oft mehr Stunden, als die Pauschale hergibt.
Lohnbuchhaltung digitalisieren heißt in der Steuerkanzlei mit DATEV zuerst: Excel-Listen, Sprachnachrichten, Fotos vom Stundenzettel und Sonderwege je Mandant ablösen. Wir nehmen den Prozess auseinander. Was sich wiederholt, wird automatisiert. Was unklar ist, wird dokumentiert.
Excel vom Mandanten
| MA | Mo | Di | Mi |
|---|---|---|---|
| 1041 | 8,0 | 8,0 | U |
| 1042 | 9,5 | K | K |
| 1043 | 8,0 | 8,5 | 8,0 |
Konverter
Import nach DATEV
| PNR | Lohnart | Std. |
|---|---|---|
| 1041 | 100 | 16,0 |
| 1041 | 301 | 8,0 |
| 1042 | 100 | 9,5 |
Kalendarium verarbeitetZur Prüfung bereit
Woran Sie merken, dass in der Lohnbuchhaltung Stunden verloren gehen.
Oft der Anlass: Mitarbeiter fehlen, und die Prozesse fressen zu viel Kapazität.
Soll
Typische Ausgangslage
- Lohndaten kommen per Excel und werden tagelang von Hand übertragen.
- Jeder Mandant liefert Stunden und Abwesenheiten in einem anderen Format.
- Der Prüfprozess zwischen Mandant und Lohnsachbearbeiter ist nicht festgelegt.
- Lohnmandate werden pauschal abgerechnet, der echte Aufwand ist unbekannt.
Haben
Lohnbuchhaltung und DATEV-Lohnkonverter: Das richten wir selbst ein.
HR-System und Mandantenprogramm an DATEV anbinden
Wo ein System vorhanden ist, läuft der Datenweg per Schnittstelle.
Lieferwege für Mandanten ohne HR-System
Auch ohne System bekommt jeder Mandant einen festgelegten Weg, statt Sprachnachricht und Foto vom Stundenzettel.
Digitale Personalakte
Der Mandant pflegt sie direkt.
Prüfroutinen für Lohnsachbearbeiter
Mandant und Lohnsachbearbeiter prüfen nach einem festen Ablauf.
Alle Lohnmandate analysieren
Aufwand, Datenwege und Wirtschaftlichkeit je Mandat.
Keine Konzepte für die Schublade. Wir richten die Abläufe in Ihrer Kanzlei ein und schulen Ihr Team daran.
Unser Vorgehen ansehenEinzelfall
Lohn-Konverter: ein anonymisierter Einzelfall
Fallstudie 03 · Lohnbuchhaltung
2–3
Arbeitstage weniger pro Monat
bei einem Bauunternehmen
Lohn-Konverter: Excel-Kalendarium eines Bauunternehmens nach DATEV
Aus 2–3 Tagen Excel-Übertragung werden rund 10 Minuten.
Vorher
- Kalendarium in Excel
- 2–3 Tage Übertragung
- DATEV
Nachher
- Kalendarium in Excel
- Lohn-Konverter, rund 10 Minuten
- DATEV
Details ansehen
- Problem
- Ein Bauunternehmen lieferte die Lohndaten (Kalendarium) per Excel, der Lohnsachbearbeiter brauchte 2–3 Arbeitstage pro Monat für Übertragung und Erfassung.
- Ziel
- Lohndaten strukturiert übernehmen, ohne manuelle Erfassung.
- Ergebnis
- Über den DATEV-Excel-Lohnkonverter laufen die Daten strukturiert nach DATEV. Die Einrichtung dauerte einmalig rund 10 Stunden. Die Verarbeitung dauert seitdem rund 10 Minuten statt 2–3 Arbeitstagen pro Monat. Weil pauschal pro Arbeitnehmer abgerechnet wird, steigt damit der Deckungsbeitrag.
Fragen
Häufige Fragen zur digitalen Lohnbuchhaltung
Wie kommen Lohndaten aus Excel nach DATEV?
Über einen DATEV-Lohnkonverter mit fester Tabellenstruktur und klarer Mandantenanweisung. Wo ein HR-System vorhanden ist, binden wir es per Schnittstelle an.
Funktioniert der Lohn-Konverter mit LODAS und mit Lohn und Gehalt?
Ja, wir richten die Datenwege passend zu Ihrem DATEV-Lohnprogramm ein.
Müssen unsere Mandanten dafür ihr System wechseln?
In der Regel nicht. Über Konverter und Importwege lassen sich auch vorhandene Listen strukturiert übernehmen.
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