Erstgespräch

Für Steuerkanzleien mit DATEV, vor allem ab rund 20 Mitarbeitern

Ihre DATEV-Kanzlei, digitalisiert und automatisiert. Auch mit datenschutzkonformer KI.

Ihr Team gewinnt jeden Monat Stunden zurück, ohne neues Personal und ohne Softwarewechsel. Wir beraten nicht nur, wir setzen selbst um.

  • Ihr Team prüft, statt abzutippen: Daten laufen direkt nach DATEV
  • Auch ohne Schnittstelle: Kasse und Kontoauszug als DATEV-Format
  • KI mit Berufsgeheimnis: sie schlägt vor, Ihr Team gibt frei
  • Wenig Aufwand: Ihr Team nur für Klärungen und Absprachen
Unverbindliches Erstgespräch vereinbaren

Erst kurz ein paar Fragen, dann wählen Sie Ihren Termin. Ca. 30 Minuten, direkt mit Rafael Katschmar.

Rafael Katschmar, Geschäftsführer von KanzleiStandard
Rafael KatschmarGeschäftsführer7 Jahre Kanzleipraxis, zuletzt Leitung der Digitalisierungsabteilung einer Steuerkanzlei

DATEV, Unternehmen online und DMS haben Sie längst. Abgetippt wird trotzdem.

Eingangsrechnungen liegen digital beim Mandanten, Lohndaten kommen per Excel, und am Ende überträgt jemand beides von Hand. Wir reizen aus, was da ist, und bauen Wege, wo keine existieren.

Kommt Ihnen die linke Seite bekannt vor?

SollOhne KanzleiStandard
HabenMit KanzleiStandard
Ihr Team läuft Belegen hinterherJeden Monat dieselben Anrufe bei denselben Mandanten, und kurz vor dem 10. fehlen immer noch Belege. Was kommt, kommt per WhatsApp, Post oder E-Mail.
Automatische Beleganforderung und feste Belegwege
Digital vorhanden, trotzdem abgetipptEingangsrechnungen liegen im System des Mandanten und werden von Hand eingebucht. Lohndaten kommen per Excel, und jemand überträgt sie tagelang. Die Schnittstelle wäre möglich, sie wurde nur nie eingerichtet.
Schnittstellen und Konverter liefern direkt nach DATEV
Jeder Mitarbeiter arbeitet andersDer eine bucht mit Lerndatei, die andere ohne. Die Qualität hängt davon ab, wer das Mandat gerade hat, und Sie merken es oft erst beim Abschluss.
Einheitliche Abläufe und dokumentierte Standards
KI wird ausprobiert, aber ohne RegelnEiner nutzt seinen privaten Zugang, die andere lieber gar nichts. Niemand weiß genau, was mit Mandantendaten erlaubt ist und was sich in Ihrer Kanzlei überhaupt lohnt.
KI mit Kanzleiregeln, Prüfprogramm und Ihrer Freigabe
Das Wissen steckt in einzelnen KöpfenIst die Kollegin aus dem Lohn krank, weiß niemand, wie der Sonderweg für den Bauunternehmer läuft. Wer neu anfängt, wird von vorn eingearbeitet, weil nichts aufgeschrieben ist.
Checklisten und Schulungen, unabhängig von einzelnen Personen
Welche Mandate sich rechnen, wissen Sie nur ungefährDie Stunden stehen in der Zeiterfassung, das Honorar auf der Rechnung. Nebeneinander sieht das kaum jemand, und so läuft das Mandat mit den meisten Rückfragen zum selben Preis weiter.
Klare Zahlen zu Mandaten, Auslastung und Deckungsbeitrag
Mehr Zeit für Mandanten und Beratung

Die Fachkraft,
die Sie suchen,
arbeitet schon
bei Ihnen.

Sie tippt gerade Kontoauszüge ab und telefoniert Belegen hinterher. An ihr liegt das nicht: Es fehlen Standards, und Schnittstellen laufen nur zur Hälfte.

Wir sehen uns an, was in Ihrer Kanzlei die meisten Stunden kostet, und stellen das zuerst um. Ohne Softwarewechsel.

Der IT-Dienstleister versteht oft das Fach nicht.Die Buchhaltung will sich nicht mit IT befassen.Genau dazwischen arbeite ich.

Ich bin Rafael Katschmar. Ich komme aus dem Steuerfach, habe zuletzt die Digitalisierungsabteilung einer Steuerkanzlei geleitet und kenne beide Seiten: den Kanzleialltag und die Technik dahinter.

Zusammen mit Dr. Timo Welzer habe ich außerdem Ordista gegründet, die KI-Plattform für Steuerkanzlei und Mandanten.

So läuft unsere Zusammenarbeit ab

  1. 01

    Unverbindliches Erstgespräch

    In rund 30 Minuten klären wir, wo Ihre Kanzlei steht, was Sie gerade bremst und ob wir zueinander passen.

    ErgebnisSie wissen, ob wir zueinander passen und ob sich eine Analyse lohnt

  2. 02

    Analyse und Fahrplan

    Wir nehmen Mandate, Prozesse und Schnittstellen auf und legen fest, was zuerst drankommt: das, was die meisten Stunden kostet.

    ErgebnisIhr Fahrplan auf einer Seite. Danach entscheiden Sie über die Umsetzung.

  3. 03

    Umsetzung durch uns

    Wir richten Belegwege, Schnittstellen, Automatisierung und KI selbst ein und schulen Team und Mandanten.

    ErgebnisErste Prozesse laufen, erste Stunden kommen zurück

  4. 04

    Laufende Betreuung

    Wir pflegen Regeln und Schnittstellen, stehen für Fragen bereit und entwickeln das System weiter.

    ErgebnisRegeln und Schnittstellen bleiben aktuell

Fünf Fragen, die Ihnen die Analyse beantwortet

  1. Wo verliert Ihre Kanzlei Geld?
  2. Welche Mandanten bremsen?
  3. Wo sind schnelle Verbesserungen möglich?
  4. Welche Mandanten müssen digitalisiert, neu bepreist oder aussortiert werden?
  5. Welche Maßnahmen bringen in 30, 60 und 90 Tagen Ergebnis?
Kanzleifahrplan · auf einer SeiteFahrplan

30 Tage

  • Ist-Analyse und ABC-Priorisierung
  • Lerndatei-Seminar
  • Schnelle Erfolge umsetzen

60 Tage

  • Unternehmen online bei A-Mandanten
  • Erste Schnittstellen
  • Lohn-Konverter

90 Tage

  • KI-Monatslauf für erste Mandanten
  • Standards dokumentiert
  • Ausweitung geplant
Azuerst
Bdanach
Cneu bepreisen
Beispieldarstellung mit Musterdaten

Das buchen wir in Ihrer Kanzlei um

  1. AbtippenanPrüfenmehr Zeit für Mandanten und Beratung
  2. NachfassenanBelegwegweniger Rückfragen und Nachfassen
  3. EinzelwissenanStandardweniger Unterschiede von Bearbeiter zu Bearbeiter
  4. VorarbeitanFreigabeweniger Vorarbeit je Mandant
  5. BauchgefühlanDeckungsbeitragEntscheidungen anhand von Zahlen

Was wir in Ihrer Kanzlei einrichten

KI in der Kanzlei

Vom Belegpaket zum geprüften DATEV-Stapel

  • Monatslauf mit Prüfmappe und Rückfragenliste
  • KI-Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter
  • KI-Richtlinie, Schulung und Jahresbetreuung

Freigeben statt Vorarbeiten

Mehr zur KI in der Kanzlei
Monatslauf · OktoberKI + Prüfprogramm
142Belege gelesen
131Vorschläge geprüft
11Rückfragen
BelegKontoBetragPrüfung
Büromaterial4930149,90 €Geprüft
Software-Abo496489,00 €Geprüft
Tankkarte4530312,44 €Geprüft
Bewirtung465096,20 €Anlass fehlt
Zahlung 14.10.?1.204,00 €Beleg fehlt
Stapel unfestgeschriebenZur Freigabe
Beispieldarstellung mit Musterdaten

Lohnbuchhaltung

Im Lohn stecken oft mehr Stunden, als die Pauschale hergibt

  • Schnittstellen vom HR-System nach DATEV
  • Lohn-Konverter mit fester Tabellenstruktur
  • Digitale Personalakte und Prüfroutinen

Lohndaten laufen per Konverter nach DATEV

Mehr zur Lohnbuchhaltung
Lohn-Konverter · KalendariumImportdatei

Excel vom Mandanten

MAMoDiMi
10418,08,0U
10429,5KK
10438,08,58,0
Konverter

Import nach DATEV

PNRLohnartStd.
104110016,0
10413018,0
10421009,5
Kalendarium verarbeitetZur Prüfung bereit
Beispieldarstellung mit Musterdaten

Schnittstellen und Automatisierung

Auch ohne Schnittstelle kein Abtippen

  • ERP-, Kassen- und E-Commerce-Anbindungen
  • Kasse, Kreditkarte, PDF-Kontoauszug, SEPA als DATEV-Stapel
  • Datenwege je Mandant dokumentiert

Daten kommen strukturiert in DATEV an

Mehr zu DATEV-Schnittstellen
Datenwege · Mandant 204174 von 5 aktiv
  • ERP AusgangsrechnungenDATEV
  • ERP EingangsrechnungenDATEV
  • Kassensystem (CSV)EXTF-Stapel
  • Kreditkarte (PDF)EXTF-Stapel
  • WebshopGeplant
Beispieldarstellung mit Musterdaten

Was Inhaber meist zuerst fragen

Haben wir dafür Zeit?

Deshalb setzen wir selbst um. Ihr Tagesgeschäft läuft weiter, Ihre Mitarbeiter müssen nur für Klärungen und Absprachen da sein.

Müssen wir etwas wechseln?

Nein. DATEV bleibt, und Ihr IT-Dienstleister auch. Wir arbeiten mit ihm zusammen und übersetzen zwischen Fach und Technik.

Rechnet sich das?

Im Erstgespräch prüfen wir, ob sich ein Projekt bei Ihnen tragen kann. In der Analyse ermitteln wir je Mandat, wie viele Stunden in manueller Arbeit stecken und was davon zurückkommt.

Die KI schlägt vor.
Das Programm rechnet nach.
Ihr Team entscheidet.

Bevor ein Beleg die Kanzlei verlässt, sind Verträge und Berufsgeheimnis geregelt. Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen als Berufsträger.

Verträge und Auftragsverarbeitung

Geschäftskundenverträge mit den Anbietern und die Auftragsverarbeitung regeln wir, bevor Daten fließen.

Kein Training mit Ihren Daten

Ihre Mandantendaten werden nicht zum Training der Modelle verwendet.

Berufsgeheimnis

Wir verpflichten uns als mitwirkende Person nach § 203 StGB und § 62a StBerG.

KI-Richtlinie und Schulung

Ihr Team weiß, welche Werkzeuge freigegeben sind und was mit Mandantendaten erlaubt ist.

Die Freigabe bleibt bei Ihnen

Keine Steuerberatung durch die KI und keine Buchung ohne Freigabe durch Ihr Team.

Fragen Sie das morgen Ihre FiBu-Leitung

Dafür brauchen Sie uns nicht.

  1. Bei wie vielen Mandaten liegen Eingangsrechnungen digital vor und werden trotzdem von Hand gebucht?
  2. Bei welchen Mandaten läuft die Schnittstelle nur für Ausgangsrechnungen?
  3. Welche Lohnmandate liefern per Excel, und wie lange dauert die Übertragung?
  4. Wie hoch ist die Lerndatei-Quote je Mitarbeiter?
  5. Wer weiß, welche Mandate welche Datenwege nutzen?

Bleibt eine Antwort offen, wissen Sie, worüber wir im Erstgespräch sprechen sollten.

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Passen wir zu Ihrer Kanzlei?

Wir arbeiten nicht mit jeder Kanzlei. Den größten Hebel gibt es ab rund 20 Mitarbeitern.

Das passt

  • Steuerkanzleien, die mit DATEV arbeiten
  • Steuerberater als Inhaber oder Partner und Kanzleimanager, die Digitalisierung zu Ende bringen wollen
  • Kanzleien ab rund 20 Mitarbeitern
  • Kanzleien, die bereit sind, Abläufe zu verändern

Das passt nicht

  • Kanzleien ohne DATEV: Wir arbeiten nur in der DATEV-Welt
  • Sehr kleine Kanzleien, bei denen sich der Aufwand nicht rechnet
  • Wer nur ein einzelnes Tool vermittelt haben möchte
  • Wer sich Veränderung wünscht, aber nicht mitwirken will

Wann Kanzleien uns anrufen

  • Mandanten fragen: Warum geht das bei Ihnen nicht digital?
  • KI ist in der Kanzlei angekommen, aber niemand hat einen Fahrplan.
  • Die E-Rechnung steht an und Ihre Mandanten müssen vorbereitet werden.
  • Die nächste Generation übernimmt und will modernisieren.
  • Mitarbeiter fehlen, und die Prozesse fressen zu viel Kapazität.
  • Ein Großmandant bringt komplexe Schnittstellen mit.
  • Ein Mandantenübertrag steht an.

Sie erkennen Ihre Kanzlei wieder? Dann sprechen wir darüber.

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Häufige Fragen zur Digitalisierung der DATEV-Kanzlei

Alle Fragen zur Digitalisierung der DATEV-Kanzlei

Wir haben keine Zeit für ein weiteres Projekt.

Deshalb setzen wir selbst um. Ihr Tagesgeschäft läuft weiter, Ihre Mitarbeiter müssen nur für Klärungen und Absprachen da sein.

Ich bin skeptisch, ob sich das wirklich rechnet.

Das klären wir, bevor Sie über die Umsetzung entscheiden. Im Erstgespräch prüfen wir, ob sich ein Projekt bei Ihnen tragen kann. In der Analyse ermitteln wir je Mandat, wie viele Stunden in manueller Arbeit stecken und was davon zurückkommt.

Wir haben das schon intern versucht, es hat nicht funktioniert.

Interne Projekte scheitern selten am Willen. Meist fehlen Zeit und Spezialwissen für Schnittstellen und Standards. Beides bringen wir mit und setzen selbst um.

Wir haben schon einen IT-Dienstleister.

Den behalten Sie. Wir arbeiten mit ihm zusammen und übersetzen zwischen Fach und Technik.

Machen unser Team und unsere Mandanten da mit?

Wir schulen Ihr Team mit Ihren eigenen Fällen und Ihre Mandanten beim Belegweg. Wir beginnen dort, wo viele Stunden stecken und der Mandant mitzieht.

Wann merken wir etwas davon?

Der Fahrplan legt fest, welche Maßnahmen in 30, 60 und 90 Tagen Ergebnis bringen. Eine Garantie auf bestimmte Einsparungen geben wir nicht.

Bucht die KI selbstständig?

Nein. Die KI schlägt vor, ein Programm rechnet nach, Ihr Team entscheidet. Am Ende steht ein unfestgeschriebener Stapel mit Prüfmappe und Rückfragenliste. Freigabe und Festschreibung bleiben bei Ihrer Kanzlei.

Ist KI mit dem Berufsgeheimnis vereinbar?

Das hängt von der Einrichtung ab, deshalb regeln wir sie vertraglich und technisch: Geschäftskundenverträge mit den Anbietern, Auftragsverarbeitung, kein Training mit Ihren Daten und unsere Verpflichtung als mitwirkende Person nach § 203 StGB und § 62a StBerG. Dazu gehört eine KI-Richtlinie für Ihr Team. Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen als Berufsträger.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Wir setzen auf EU-Umgebungen. Wo ein Anbieter außerhalb der EU sitzt, gelten die Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Welche Anbieter im Einsatz sind, legen wir Ihnen vor dem Start offen.

Müssen wir DATEV oder unsere Software wechseln?

Nein. Wir arbeiten in Ihrer bestehenden DATEV-Welt. Wir richten ein, verbinden und standardisieren, was vorhanden ist, und bauen Wege dort, wo noch keine existieren.

Müssen wir erst komplett digital sein, bevor KI sinnvoll ist?

Nein, aber die Reihenfolge zählt: Ohne feste Datenwege und Kanzleiregeln liefert KI schlechte Ergebnisse. Deshalb sehen wir uns zuerst an, wo Sie stehen, und starten auf der passenden Stufe.

Sind Sie DATEV-Partner?

Nein. KanzleiStandard ist ein eigenständiges Unternehmen und unabhängig von der DATEV eG. Wir arbeiten in der DATEV-Welt Ihrer Kanzlei.

Wie stellen Sie sicher, dass neue Prozesse dauerhaft genutzt werden?

Durch feste Zuständigkeiten, dokumentierte Standards und Schulung. Auch wenn Ihr Team selbstständig arbeitet, pflegen wir Regeln und Schnittstellen weiter.

Was passiert im Erstgespräch?

Rund 30 Minuten mit Rafael Katschmar persönlich. Wir klären, wo Ihre Kanzlei steht, was Sie gerade bremst und ob wir zueinander passen. Passt es nicht, sagen wir Ihnen das offen.

Was muss ich vorbereiten?

Nichts. Vor der Terminwahl fragen wir kurz ein paar Angaben zu Ihrer Kanzlei ab. Der ausführliche Fragebogen ist freiwillig.

Arbeiten Sie vor Ort oder aus der Ferne?

Beides. Wir arbeiten deutschlandweit, remote und vor Ort, je nachdem, was für Ihr Team sinnvoll ist.

Ein Gespräch, und Sie wissen, ob wir zu Ihrer Kanzlei passen

Sie schildern, wo es in Ihrer Kanzlei hakt. Nach rund 30 Minuten wissen Sie, wo ich anfangen würde und ob wir die Richtigen dafür sind.

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Erst kurz ein paar Fragen, dann wählen Sie Ihren Termin. Oder direkt anrufen: +49 151 47964288

Noch zu früh für ein Gespräch? Lesen Sie zuerst unseren Leitfaden in sieben Schritten oder kommen Sie ins kostenlose Online-Seminar.

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