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Fallstudien zur DATEV-Automatisierung: Zahlen aus Einzelfällen. Keine allgemeine Quote.

Fünf anonymisierte Einzelfälle mit bestehenden Systemen und DATEV-Schnittstellen.

Alle Fallstudien

Fallstudie 01 · KI-Buchhaltung

97,5 %

gleiches Sachkonto wie in der festgeschriebenen Buchhaltung
Autohaus, 199 Belege, mit Buchungshistorie

KI-Monatslauf: Buchungsvorschläge gegen festgeschriebene Buchhaltung geprüft

Die KI kontiert, das Programm rechnet nach, die Kanzlei gibt frei.

Vorher

  1. Belegpaket
  2. Erfassen und kontieren von Hand
  3. DATEV

Nachher

  1. Belegpaket
  2. KI und Prüfprogramm
  3. Freigabe, dann DATEV
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Problem
Wie gut sind KI-Buchungsvorschläge wirklich? Statt einer Demo haben wir sie Beleg für Beleg gegen bereits festgeschriebene Buchhaltungen geprüft.
Ziel
Aus einem Belegpaket sollen ein unfestgeschriebener DATEV-Stapel, eine Prüfmappe und eine Rückfragenliste entstehen.
Ergebnis
Autohaus, 199 Belege: 97,5 % gleiches Sachkonto mit Buchungshistorie. Malerbetrieb, 116 Belege: 90,5 % Übereinstimmung, dabei fiel auch eine Fehlbuchung aus der bisherigen Buchhaltung auf. Baudienstleister: 116 von 116. Das sind Einzelfälle, keine allgemeine Trefferquote.
Mehr zu: KI und Eigenentwicklungen

Fallstudie 02 · Finanzbuchhaltung

20

Stunden weniger Handarbeit pro Monat
bei einem Mandat

FiBu-Schnittstelle: Eingangsrechnungen aus dem DMS als Buchungssatz nach DATEV

Aus monatlichem manuellem Einbuchen wird ein vollständiger Buchungssatz per DATEV-Schnittstelle.

Vorher

  1. Eingangsrechnung im DMS
  2. Buchhalter tippt ab
  3. DATEV

Nachher

  1. Eingangsrechnung im DMS
  2. Schnittstelle
  3. DATEV
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Problem
Die Schnittstelle war nur für Ausgangsrechnungen eingerichtet. Die Eingangsrechnungen, die der Mandant in seinem DMS-Vorsystem erfasste, buchte der Buchhalter Monat für Monat manuell ein.
Ziel
Ein durchgängiger digitaler Belegfluss, ohne doppelte Erfassung, ohne manuelles Einbuchen.
Ergebnis
Über die eingerichtete Schnittstelle wird der komplette Buchungssatz inklusive Kontierung automatisch in DATEV eingespielt. Rund 20 Stunden weniger manuelle Arbeit pro Monat, bei diesem einen Mandat, mit bestehenden Systemen.
Mehr zu: Schnittstellen und Automatisierung

Fallstudie 03 · Lohnbuchhaltung

2–3

Arbeitstage weniger pro Monat
bei einem Bauunternehmen

Lohn-Konverter: Excel-Kalendarium eines Bauunternehmens nach DATEV

Aus 2–3 Tagen Excel-Übertragung werden rund 10 Minuten.

Vorher

  1. Kalendarium in Excel
  2. 2–3 Tage Übertragung
  3. DATEV

Nachher

  1. Kalendarium in Excel
  2. Lohn-Konverter, rund 10 Minuten
  3. DATEV
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Problem
Ein Bauunternehmen lieferte die Lohndaten (Kalendarium) per Excel, der Lohnsachbearbeiter brauchte 2–3 Arbeitstage pro Monat für Übertragung und Erfassung.
Ziel
Lohndaten strukturiert übernehmen, ohne manuelle Erfassung.
Ergebnis
Über den DATEV-Excel-Lohnkonverter laufen die Daten strukturiert nach DATEV. Die Einrichtung dauerte einmalig rund 10 Stunden. Die Verarbeitung dauert seitdem rund 10 Minuten statt 2–3 Arbeitstagen pro Monat. Weil pauschal pro Arbeitnehmer abgerechnet wird, steigt damit der Deckungsbeitrag.
Mehr zu: Lohnbuchhaltung

Fallstudie 04 · Automatisierung

326

Buchungsvorschläge aus zwei CSV-Dateien
ohne fertige Schnittstelle

Kasse ohne Schnittstelle: Buchungsvorschläge aus zwei CSV-Dateien

Wenn es keine Schnittstelle gibt, bauen wir den Weg nach DATEV.

Vorher

  1. Kasse als CSV
  2. Abtippen
  3. DATEV

Nachher

  1. Kasse als CSV
  2. Automatisierung
  3. DATEV-Stapel
Details ansehen
Problem
Die Kassendaten lagen nur als CSV-Dateien vor. Eine fertige Schnittstelle in Richtung DATEV gab es nicht.
Ziel
Buchungsvorschläge im DATEV-Format, ohne dass jemand abtippt.
Ergebnis
Aus zwei CSV-Dateien entstanden 326 Buchungsvorschläge, die in der Kanzlei geprüft und freigegeben werden. Derselbe Weg funktioniert auch für Kreditkarte, PDF-Kontoauszug, Anlagevermögen, SEPA und Stunden.
Mehr zu: Schnittstellen und Automatisierung

Fallstudie 05 · Kanzleiorganisation

15–20

Stunden weniger Handarbeit pro Monat
im Sekretariat

Bescheidabruf: elektronische Bescheide statt Brieföffner im Sekretariat

Vom Brieföffner zum automatischen Bescheidabruf.

Vorher

  1. Bescheid per Post
  2. Öffnen, stempeln, scannen
  3. DMS

Nachher

  1. Automatischer Abruf
  2. Vorschlag bestätigen
  3. DMS
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Problem
Jeder Bescheid wurde im Sekretariat geöffnet, gestempelt, gescannt, im DMS verschlagwortet und von Hand zugeordnet.
Ziel
Ein fristensicherer Bescheidprozess ohne Papier-Handarbeit.
Ergebnis
Elektronische Bescheide mit automatischem Abruf, der Zuordnungsvorschlag wird nur noch bestätigt, die Fristberechnung läuft automatisch. 15–20 Stunden pro Monat zurück im Sekretariat.
Mehr zu: Kanzleiorganisation

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